out of office

- Lifestyle -

Zo schrijf je de beste out-of-office reply voor je volgende vakantie!

19 mei 2016

schrijf een originele out-of-office reply & win een trip naar Kroatië

Bestaat er nog zoiets als out-of-office zijn? Voor Your Little Black Book krijg ik ruim honderd mailtjes per dag. Die zou ik het liefst allemaal persoonlijk beantwoorden, maar omdat ik veel in het buitenland ben om city guides te maken én omdat het bijhouden van Your Little Black Book gewoon simpelweg heel veel tijd kost kom ik daar soms niet aan toe. Daarom heb ik altijd een out-of-office reply aan staan! Daarin vertel ik mijn relaties wat ik aan het doen ben. Ik zie het als een extra kanaal om te vertellen waar ik bij Your Little Black Book mee bezig ben of in welk deel van de wereld ik nu weer uithang. Je zou kunnen zeggen dat ik inmiddels een pro ben in het schrijven van out-of-office (OOO) replies! Daarom in deze blog tips & tricks hoe jij de perfecte OOO kunt schrijven voor jouw volgende vakantie. Ben je geïnspireerd? Laat dan jouw meest originele OOO achter op Facebook pagina van Croatia Tourism en win een all-inclusive zeilvakantie voor 4 personen (met Kaptitein en Chefkok!) naar het mooie Kroatië. Meedoen kan tot en met 31 mei 2016.

5 x Zo schrijf je de perfecte out-of-office reply

Als zelfstandig ondernemer merk ik dat ik eigenlijk nooit meer niet bereikbaar ben. Helemaal omdat via social media ruim 137.000 mensen exact kunnen zien wat ik in het buitenland aan het doen ben. Je hebt wel tijd voor een foto op Instagram, maar niet om de mail te beantwoorden. En hoe mooi al die braggies op Instagram er ook uitzien, de realiteit is dat ik tijdens mijn reizen van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat op pad ben om een city guide te maken. Een dreamjob, maar werken is het zeker. Als ik dan om 22 uur terugkom op mijn hotelkamer ben ik vaak te moe om nog uren uitgebreid de mail weg te werken. De verwachting om altijd maar bereikbaar te zijn probeer ik daarom te managen met mijn OOO! Wat ik daar allemaal in zet?

1. ‘Kies’ een datum voor je terugkomst
Als ik op workation ben dan probeer ik altijd tijd te maken om belangrijke mails binnen 48 uur te beantwoorden. Alle andere mails pak ik pas op als ik weer terug in Amsterdam ben. Mijn out-of-office stel ik altijd in op +2 dagen na thuiskomst. Zo ‘koop’ ik mezelf wat tijd om de mail bij te werken. Vergeet in ieder geval nooit de datum in je out-of-office te zetten, want zo voorkom je dat mensen je gaan stalken voor een reply.

2. Bereikbaar of niet?
Als ondernemer vind ik het niet erg als relaties mij een what’s app sturen als ik in het buitenland ben voor iets dat belangrijk is. Ik vind het daarentegen maar wat irritant als ik aan de andere kant van de wereld ben en gebeld wordt of ik naar een event wil komen dat over drie weken is. Helemaal als er dan ook nog doodleuk gezegd wordt aan de andere kant van de lijn “Ik dacht al te zien dat je in Hong Kong bent…” Bedenk daarom goed of je in je OOO zet of je bereikbaar bent indien het urgent is of niet. Wat belangrijk is voor iemand anders kan jou namelijk misschien niets schelen als je met een cocktail in je hand op een bedje bij het strand ligt. Als je je telefoonnummer in je OOO zet is de kans groot dat je gebeld gaat worden of op zijn minst een whatsapp-je gaat krijgen!

3. Maak je OOO persoonlijk
Ook toen ik nog bij een bedrijf werkte zette ik altijd iets persoonlijks in mijn out-of-office. Bijvoorbeeld dat ik “aan het genieten was op een zeilboot in Kroatië” of “Kaapstad van mijn bucketlist aan het afstrepen was”. Misschien ga jij wel een bijzondere berg beklimmen of je duikbrevet halen. Vertel het en laat collega’s een kant van je ontdekken ze nog niet kennen.

4. Grijp je kans om méér te vertellen
De kans is groot dat jij als je op reis bent pas terug gaat komen op de email als je uitgerust en bruin weer aan de slechte kantoorkoffie zit. Geef de ontvanger daarom een suggestie wat ze in de tussentijd kunnen doen. Altijd als ik iets nieuws te delen heb dan zet ik dat als tip in mijn OOO. Bijvoorbeeld: “Heb je gezien dat Your Little Black Book een nieuw logo heeft?” of “YES, je kunt mijn reisavonturen nu ‘live’ volgen op Snapchat”. Misschien heb je wel net een nieuwe website gelanceerd of een coole video gemaakt voor het bedrijf of merk waarvoor je werkt? Deel het in je OOO voor extra attentiewaarde!

5. Verwijs naar je social media
Ik noem het al even in de paragraaf hierboven. Als je net als ik een influencer bent of als je gewoon heel actief op social media bent, dan is de kans groot dat ook je relaties je volgen op social media. Daarom zet ik altijd iets in mijn OOO waar ze mij kunnen volgen tijdens mijn afwezigheid. Bijvoorbeeld op Snapchat en Instagram! Natuurlijk moet je dat alleen doen als je het leuk vindt om mensen een kijkje te geven in je leven. Anders kun je je accounts beter op privé zetten ;-).

Mijn laatste out-of-office replies

Inspiratie nodig om een originele OOO te schrijven voor jouw volgende vakantie? En misschien wel die reis te winnen door jouw meest originele out-of-office hier achter te laten? Ik zal een aantal van mijn OOO replies met jullie delen die ik recent heb gebruikt.

OOO voor Glastonbury Festival
“YEAH! If you read this I’m partying at Glastonbury Festival :-). I will be off-the radar for business and get back to you after June 17.

Did you see our new website design yet? Check it out on Yourlittleblackbook.me and let me know what you think!

And make sure to follow @YOURLBB on Snapchat and Instagram for some #glasto2016 updates!”

OOO voor Tokyo
Kon’nichiwa! I’m on a workation in Tokyo at the moment :-). But since I’m probably on the road from ten to ten I have limited access to my email. Will get back to you to tell you all about this amazing city after May 20.

Pssst… did you hear I wrote two books the past six months? Coming soon, but you can already read all about them here!

And for those of you who like sushi just as much as I do check out @YOURLBB on Snapchat and Instagram for some Japanese foodporn.

OOO voor Seoul
If you watched some of my videos on YOURLBB.TV you know how much I like Korean food! The coming days I’m eating my way around Seoul. Beef bulgogi and Korean BBQ galore! I will be back on May 25 with some crazy Korean stories to tell.

Curious why we love Korean food? Read all about it on Yourlittleblackbook.me here.

And make sure to follow my adventure via @YOURLBB on Snapchat and Instagram!

Wat ga jij in je afwezigheidsassistent zetten als je op vakantie gaat? Ik ben benieuwd! En mocht je nog geen vakantie in het vooruitzicht hebben… Maak dan hier jouw ultieme OOO voor die droom all-in zeilvakantie voor jou en je vrienden en wie ga jij zeilen in Kroatië.

Happy holidays!

In samenwerking met Croatia National Tourist Board

Anne de Buck

Meer lezen?